Workflow Helferstunden

Hallo zusammen,

wir haben das Helferstunden-System grade im Rahmen einer Freiwilligen Feuerwehr getestet. Dort würden wir das System gerne nutzen, um die Mannstunden für Einsätze, Übungen etc. zu protokollieren.

Übungsdienste erfassen wir über die Termine, Brandsicherheitswachen etc. über die Dienste.
Dabei haben wir uns nun die Frage gestellt, welche einfache Möglichkeit es gibt dabei auch unsere normalen Einsätze statistisch zu erfassen samt des eingesetzten Personals?
Gibt es auch eine Möglichkeit, diese Einsätze später statistisch wieder auszuwerfen?

Gibt es eine Möglichkeit, im Rahmen der Helferstunden eine Art Anwesenheitsliste auszufüllen? Beispiel Übungsdienst: Aufforderung die echten Dienstzeiten anzugeben, gefolgt von dem Ausfüllen einer Anwesenheitsliste (Anwesend, entschuldigt, unentschuldigt), gerne auch als Statistik einsehbar.

Viele Grüße

Hallo,

wenn du bei Diensten einen Einsatzleiter festlegst, dann kann dieser (als Verantwortlicher für den Dienst) die Stunden nachher eintragen, weil er ja weiß, wann wer gegangen ist.

Anschließend muss jemand die Stunden im System freigeben und erst dann werden ggf. Rechnungen erstellt werden können (was bei euch in diesem Fall vermutlich nicht notwendig würde).

Ich glaube - wenn du KEINEN Einsatzleiter - kann Jeder seine Stunden direkt - auch über die App eintragen. Das weitere Procedere bleibt dann wie beschrieben.

Warum verwaltest du Übungsdienste als Termine? Du kannst doch als Admin Kategorien vergeben. Damit könntest du die Dienste unterschliedlich kategorisieren und darstellen.
Ein Termin ist doch eher ein Übungsabend oder ein Teammeeting, Besprechung der Wachleitungen, usw.

Dann werden diese Termine und Einsätze nur den Leuten angezeigt, die es auch betrifft, wenn du beim Personal entsprechende Kriterien, Ausbildungen eingetragen hast.
Ich hoffe, das hilft dir weiter.

Gruß

Guten Morgen und vielen Dank für deine Antwort!

Also, folgendes müsste ich unter einen Hut bekommen:

Zum einen haben wir alle 2 Wochen Abends einen Übungsdienst / Übungsabend oder wie man das auch nennen mag für alle aktiven Mitglieder der FF. Hier ist es schön wenn über die Termine Rückmeldungen gegeben werden, damit man einen Überblick hat wer in etwa alles erscheinen wird.
Die anderen 2 Wochen dazwischen steht für alle ein Reinigungsdienst an, bei dem Fahrzeuge, Geräte und die Wache gepflegt werden. Hier auch: Rückmeldung ist schön, geht aber auch die Welt nicht unter wenn keine Rückmeldung abgegeben wird.
Alle diese Übungs- und Reinigungsdienste habe ich nun zunächst als Termine gespeichert, da ich hier ja auch nicht zwingend wie bei den Diensten Personal einteilen muss.

Die Dienste würde ich wiederum verwenden, wenn z.B. mal eine Brandsicherheitswache ansteht oder zu einem bestimmten Anlass ein Fahrzeug besetzt werden MUSS, beispielsweise eine Bereitschaft oder Öffentlichkeitsarbeit. Dort sieht dann jeder wie viel Personal noch zwingend benötigt wird und das Fahrzeug kann im Vorfeld schon entsprechend der Qualifikationen eingeteilt werden.

Schön wäre es halt, wenn ich zu Terminen und Diensten die Möglichkeit hätte, die Anwesenheit auf einfachem Wege zu erfassen. Beispiel: Termin / Dienstzeiten nachtragen, dann eine Auflistung aller Mitglieder der betroffenen Gruppe mit Ankreuzmöglichkeit für anwesend / entschuldigt / unentschuldigt.

Wie ich das mit den Einsätzen lösen kann weiß ich persönlich noch nicht.

Viele Grüße

Servus,

meinst Du sowas?


Man kann da beliebige Spalten natürlich hinzufügen, resp. weglassen… das „Kreuzchen“ machen musst Du natürlich händisch, wenn es ausgedruckt ist.

Ja quasi solch eine Liste in digitaler Form würde ich mir wünschen:

Du gehst auf den Termin / Einsatz, klickst aus der betreffenden Teilnehmergruppe an wer da war und wer nicht, kannst diese Liste später zum einen Ausdrucken, zum anderen digital hinterlegen und Statistisch abrufen, z.B. um zu sehen wer wie oft anwesend oder entschuldigt war.

das mit dem Digital hab ich auch schon mal haben wollen.

Genauso die Anwesenheitslisten wie bei Diensten UND Terminen.
Ist aber leider digital / ohne Ausdruck aktuell auch noch nicht möglich.

Ob und wann das umgesetzt wird… kann nur der Support beantworten :stuck_out_tongue:

Ich denke, die Anwesenheiten direkt über den HiOrg-Server zu erfassen, würde zumindest in unserer Organisation viel Papierkram ersparen. Wenn man das ganze dann noch ggf. in die App integrieren würde, so dass “mal eben” per App die Anwesenheit abgehakt werden kann - perfekt.

Gibt es denn diesbezüglich schon einen Vorschlag den ich eventuell übersehen habe?
Was sagt der Support dazu? Ist dies umsetzbar?

Viele Grüße

Soweit uns bekannt war wurde in der Vergangenheit oft auf eine unterschriebene Papier-Liste wert gelegt (u.a. von den Unfallkassen um Bezug auf Wegeunfälle) - daher gibt es bisher keine digitale Lösung. Die Anwesenheiten ließen sich am einfachsten rein digital lösen, indem der Übungsleiter zum Abschluss eines Übungsdienstes gerade an einem Tablett o.ä. die Helferstunden für diesen Übungsdienst einträgt. Damit sind Anwesenheiten und Stunden erfasst und der Termin gleich komplett abgeschlossen.

Der Fall “entschuldigt” entspricht im Prinzip dem “abgesagt” im HiOrg-Server. Dies kann man bisher nur in der Einteilung ändern - im Prinzip müsste man sich aber auch im Vorfeld entschuldigen und dann wäre es bereits vermerkt. Eine Auswertung, wie oft jemand pro Jahr Termine / Dienste einer bestimmten Kategorie abgesagt hat, gibt es bisher nicht.

Auf der Wunschliste haben wir bisher keinen Vorschlag, der auf eine digitale Erfassung abzielt, aber zwei, die sich um die Erfassung / Aufdruck von Abwesenden bzw. Mitgliedern der entsprechenden Gruppe ohne Aussage beziehen. Eine komplett digitale Lösung ist umsetzbar. Bitte erstellen sie hierzu einen Vorschlag auf der Wunschliste.

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Ich habe nun einen entsprechenden Vorschlag auf die Wunschliste gesetzt:
https://www.hiorg-server.de/todo_detail.php?id=9428