Benachrichtigungen bei Terminen

Hallo,

wer wird bei Terminen benachrichtigt?
Wenn ich einen Termin eintrage und diesen sofort benachrichtige, werden alle Mitglieder sofort informiert (egal wer, Hauptsache er ist in der Gruppe, die ausgewählt ist).
Wenn ich jetzt aber die Funktion 2 Std. vor Termin benachrichtigen nutzen möchte… und sich in der Zwischenzeit mehrere Leute gemeldet haben… wer wird dann benachrichtigt.
Genau die Leute die eingeteilt sind bzw. sich gemeldet haben oder wieder erneut alle, die in der entsprechenden Gruppe stehen.
Bei den Terminen ist das für uns nicht ganz ersichtlich.

Im Vergleich zu Einsätzen… hier werden nur die eingeteilten vor dem Einsatz benachrichtigt, wenn ich das richtig sehe.

Möchte nur ungerne die Benachrichtigungsfunktion nutzen und damit dann jedes mal 150 Personen benachrichtigen, wovon nur 10 diese Info bekommen müssten.

Hat sicherlich jemand von euch Erfahrungen mit bzw. wie ich die 2-Std. Vorher Benachrichtigung sauber einstellen muss.

Danke

Hallo,

danke für die Frage, das selbe Problem habe ich auch gehabt.Warum ist es bitte nicht möglich aus allen Kontakten manuell zu wählen ?! Man muss immer eine Gruppe wählen, das ist ist absolut Sinn befreit.

In der aktuellen Umsetzung werden immer alle Personen informiert, auf die die eingestellten Filter (Gruppe, Qualifikationen, Alterbeschränkungen) zutreffen. Bei den den meisten ehrenamtlichen Terminen besteht die Hoffnung, doch noch jemand weiteres zur Teilnahme zu motivieren, der sich bisher nicht gemeldet hat (z.B. weil er davon ausging keine Zeit zu haben - aber das hat sich doch geändert).

Den Vorschlag nach einer dedizierten Erinnerungsfunktion bei Terminen (wie bei Diensten) hat Mister.X im August 2016 in unsere Wunschliste eingebracht. Bisher hat dieser noch wenige Votes und wird dementsprechend erst in weiter Ferne umgesetzt werden. Wenn Sie beide ihre vorhandenen Voting-Punkte in diesen Vorschlag einbringen werden sie ihn um Jahre nach vorne bringen…

ich finde es maximal erschreckend mit wie wenig Verständnis bestimmte Dinge programmiert werden.
Es fällt immer mehr auf, dass bei Hi Org vermutlich keine Unternehmer sitzen die im Bereich Prozessmanagement wirklich effektiv Geld verdienen müssen.
Ein Kunde möchte Freiheit und Flexibilität in seiner Entscheidung und nicht durch den Anbieter unlogisch reglementiert werden.Bitte zeigen Sie mir mal eine aktuelle Plattform, wo der Anwender nicht manuell zu 100% entscheiden kann, wer welche Nachricht bekommen soll?! Für so einen Unfug verschwende ich sicher keine Stimme. Ich schreibe diesen Unmut lieber auf unsere Facebook Seite mit dem Hinweis das Hi Org in diesem Fall den Nutzer ohne Logik die Arbeit erschwert!

Besonders am Heilig Abend freuen wir uns über nett formulierte, konstruktive Kritik. Auch Ihnen wünsche ich besinnliche Festtage :christmas_tree:

HiOrg-Server zeichnet sich besonders dadurch aus, dass es exakt auf die Bedürfnisse in Hilfsorganisationen (besonders Bereitschaften) zugeschnitten ist. Im Gegensatz zu jeder anderen Groupware sind viele dort spezifischen Arbeitsabläufe und Logik bereits vorgegeben, und müssen nicht erst aufwändig konfiguriert werden, bevor man das System produktiv einsetzen kann.
Gleichzeitig bleibt der Bereich „Einstellungen“ so einigermaßen überschaubar, und der Admin kann HiOrg-Server meist noch gut selbst beherrschen, ohne zuvor eine Woche lang auf kostenintensive Schulung gehen, oder gar die Parametrisierung des Systems kostenpflichtig beauftragen zu müssen.

Zum speziellen Fall:

  • die Funktion „automatische Benachrichtigung x Tage/Stunden vor einem Termin“ dient dazu, die gesamte potentielle Zielgruppe (durch Gruppe, Qualifikationen, Alter definiert) nochmal auf das Ereignis aufmerksam zu machen. Dabei sollen auch Mitglieder die sich noch nicht angemeldet haben, einbezogen werden.
    Eine Auswahl konkreter Mitarbeiter wäre hier nicht sinnvoll, da viele Termine (und damit auch die Auslöser für Erinnerungen) schon einige Monate im Voraus, z.B. bei einer Jahresplanung, ins System eingetragen werden. Unterjährig verändert sich meist die Zusammensetzung der Zielgruppe nochmal - und wenn die Empfängergruppe schon namentlich festgelegt wäre, würden „neue“ Mitglieder dann zum Zeitpunkt des Mailversand nicht berücksichtigt.
  • Wenn Sie exakt bestimmen wollen, wer eine Info zu einem Termin erhalten soll, benutzen Sie besser die Funktion „terminbezogene Rundmail“: klicken Sie dazu auf das Symbol Helfer per E-Mail anfragen in der Terminliste oder auf der Übersicht, beim entsprechenden Termin. Hier können Sie zur Zusammenstellung der Empfänger neben der allgemeinen Zielgruppe (Quali, Gruppe,…) auch weitere terminspezifische Parameter („hat sich angemeldet“, „noch keine Aussage“,…) nutzen, und darüber hinaus noch einzelne konkrete Empfänger ein- oder ausschließen.
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Okay… das ist doch schon mal was, was sich evtl. nutzen lässt…
Und dann hier eine Verständnisfrage für mich:
ich trage heute am 31.12. Personen für diesen Termin am 01.03. schon ein.
Wenn ich jetzt auf die von Ihnen beschrieben Funktion klicke, kann ich natürlich eingeteilte Leute auswählen! Soweit ich das richtig.

Ich finde aber nicht die Option, wo ich den Termin des Emailversandes eintragen kann. Die Email würde dann kurze Zeit später (sofort) auch rausgehen! Und wenn der Versand der Benachrichtigung doch terminiert werden kann, stellt sich die Frage… wird die Benutzerauswahl kurz vor Termin nochmal automatisch angepasst, wenn zusätzliche Leute eingeteilt sind?

Oder ist der Begriff terminbezogene Rundmail nicht auf einen Versandtermin zu verstehen sondern eher auf den eigentlichen Termin, den wir hier gerade bearbeiten? Denn dann wäre es ja nicht möglich,automatisiert kurz vor Terminbeginn eine Erinnerung an die Mitarbeiter zu schicken :stuck_out_tongue:

Man könnte das ganze auch auch rumdrehen… wenn ich in der Kommunikation -> Rundmail versenden eine Art Anhang machen könnte, welcher aus einem Einsatz, Termin oder sonst was besteht. Aber leider kann ich auch dort aktuell KEINE Terminierung eine Benachrichtigungsmail eintragen…
Z.B. vorbereitete Grüße zu Weihnachten, Neujahr usw. wäre gerade ein aktuelle Zeitpunkt, der mir jetzt einfällt… aber natürlich auch zu Terminen oder Einsätzen.

Aber das wäre jetzt natürlich ein ganz andere Variante die entsprechende Benachrichtigung zu verschicken.

@rdsb
Da ich ja auch als ein wenig HiOrg-Anti angesehen werden :slight_smile:, was nicht wirklich stimmt.
Ich glaube schon, dass die Programmierer versuchen vieles umzusetzen. Ich habe damals auch schon das ein oder andere angebracht und vorgeschlagen, aber leider wurde es aus unterschiedlichen Gründen noch nicht umgesetzt. Ob es jetzt Zeitprobleme waren, ob es in der Prioriät bei mir hoch ist, bei anderen aber eher niedriger, ob der Support es als weniger interessant einstuft oder oder oder, ist ja erst mal egal.
Fakt ist, man muss 1000nde Organisationen unter einen Hut bringen.
Wir bei uns machen das so, daher auch der Wunsch, das zu ändern… andere möchten evtl. dass bei Terminen nochmal alle “aufgerufen werden” zu schauen, ob sie doch zur Fahrerschulung kommen könnten, weil sich ihr Zeitplan verändert hat… Und wir als Hauptamtliche Einheit werden wohl eher den Termin “zuweisen” und weniger freiwillig in solchen Situationen agieren. Von daher sieht man schon, dass es sicherlich in bestimmten Themen sowohl die eine Variante als nützlich angesehen wird und bei anderen die andere Variante. Und ich glaube wirklich, dass bei bestimmten Themen (vielleicht nicht hier) Anforderungen an den Hiorg-Server vollkommen auseinander laufen und daher man sich für eine Variante entscheiden muss. Das damit nicht alle zufrieden sind, ist dann halt so.

Ob man das in diesem Fall / Wunsch übereinbringen kann, kann ich nur vermuten (und würde sagen, ja) aber ich kenne dafür viel zu wenig Abläufe im HiOrg-Server selbst, um die Tragweite der Implementierung abschätzen zu können.

In diesem Sinne… ich wünsche euch allen ein erfolgreiches, gesundes und vor allem friedliches / freundliches Jahr 2017. Rutscht gut rein und macht was draus. Allen, die heute Abend Dienst haben oder Bereitschaft schieben müssen… wenig Dienste. Also… Guten Rutsch :boom: :tada: :champagne:

@Mister.X
Eine Terminierung habe ich gefunden. Bei der terminbezogener Mail bzw. Rundmail nach unten Scrollen, bei “Versandzeitpunkt” den Haken “später versenden” setzen und dann kann ein Datum ausgewählt werden. Funktioniert zwar nur für eine Woche, aber ist zumindest etwas :slight_smile: (Ich hoffe das war gemeint :wink: )

Hallo und vielen Dank.

ja so in die Richtung ist das auch gemeint.
Jetzt bleibt nur noch die Frage, wer wir benachrichtigt.
Es könnte ja sein, dass in der Zwischenzeit sich noch Leute zum Termin melden. Werden die dann auch benachrichtigt (z.B. in 2 Wochen), wenn ich die Benachrichtigung gestern für in 2 Wochen eingerichtet habe und auf alle angemeldeten Helfer klicke?

Das geht daraus immer noch nicht richtig hervor :slight_smile:
Aber… sehr sehr versteckte Funktion ganz am Ende der Seite. Die sich erst dann so richtig einblendet, wenn man den Haken setzt… Da hab ich sie tatsächlich nicht vermutet… und vor allem natürlich auch übersehen! :confused:

Bei der Funktion “Rundmail versenden” (ggf. auch mit Bezug zu Termin oder Dienst) werden genau die Personen benachrichtigt, die auch mit einem Häkchen versehen wurden. Die Filter dort im oberen Bereich (z.B. “alle gemeldeten”) beziehen sich auf den aktuellen Status des Termin/Dienst, wenn Sie die Mail formulieren. Gespeichert wird dieser Filter (bei zeitversetztem Versand) nicht, sondern ganz konkret die zu diesem Zeitpunkt gewählten Empfänger.

Bei der Funktion “Erinnerung an einen Termin” speichert das System hingegen nicht die einzelnen Empfänger (daher auch die Formulierung “Empfänger-Schätzung”), sondern die gewählten Filter. Erst wenn der Zeitpunkt des tatsächlichen Versand erreicht ist, prüft das System welche konkreten Personen zu diesem Filter passen und setzt diese als Empfänger. (So werden auch zwischenzeitlich neu hinzugekommene Mitglieder berücksichtigt - und daher macht die vorherige Auswahl konkreter Personen hier keinen Sinn).

In einem geplanten Update (allerdings nicht kurzfristig) werden wir diesen Bereich jedoch auch dahingehend erweitern, dass Sie diese Mail-Erinnerung zusätzlich beschränken können auf “alle bereits angemeldeten” oder “alle noch nicht angemeldeten” - und dann auch mit verschiedenen Formulierungen dieser Mails.

Blöde Frage, aber gibt es eine Möglichkeit die Erinnerungsmails nur an Helfer zu schicken, die noch keine Rückmeldung zu einem Termin gegebe haben?

Dies ist derzeit nur über die manuelle Rundmail zum Termin möglich.

Bitte tragen Sie diesen Vorschlag selbst in unsere Wunschliste (Menü System) ein.