Materialverwaltung / Material

Hallo zusammen,

ich hoffe Ihr könnt mir helfen. Ich möchte unser Material im HiOrg-Server komplett neu aufbauen. Gibt es hier jemanden der sein Material im HiOrg-Server perfekt aufgebaut hat und mir Ratschläge geben kann? Welchen Aufbau empfohlen ist? Welche Objekt-Typen angelegt werden sollten ? Von wo nach wo baut ihr euer Material auf ?

Vielen Dank im Voraus!

Das ist jetzt eine sehr umfassende Fragestellung, da könnte man seitenlange Texte dazu schreiben :grin: Ich möchte Dir aber ein paar Hilfestellungen mitgeben:

  • Was soll alle erfasst werden? Das mag jetzt sehr trivial mit “alles” beantwortbar sein - aber muss das zwingend sein? Man sollte sich nach dem eigenen Plan fragen: soll Sterilgut überwacht werden? Prüfdaten von Geräten? Von Medikamenten? Man darf dabei niemals vergessen: wenn man alles erfasst, muss man auch alles im System pflegen. Und das kann aufwendig werden, wenn erst einmal mehrere tausend Artikel im System stehen. Wir haben bei uns erst einmal die Fahrzeuge erfasst, nun kommt langsam das Material im KatS-Lager und auch Geräte mit Seriennummer und Prüfdatum (Stromerzeuger, AEDs, etc.). Danach werden wir sukzessive den Datenbestand erweitern, streben aber nicht an, jeden Artikel mit zu erfassen - der Aufwand wird zu hoch.

  • Daraus könnt Ihr dann absehen, was an Materialtypen benötigt wird. Und das kann sehr flexibel sein: wir haben z. B. noch Materialtypen “KatS-Material” (Sachen, die eingelagert sind) oder “Spinde” (zur persönlichen Zuweisung im HiOrg-Server) mit in Verwendung. Man kann hier viel im laufenden Betrieb ergänzen, aber die Grundkategorien sollten am Anfang stehen, da eine nachträgliche Kategorienänderung nur einzeln für jeden Artikel möglich ist. Auch relevant: Materialtypeigenschaften: ist der Artikel selbst ein Lagerort oder soll es mehrere Untereinträge geben? Soll Material X einteilbar sein? Dinge, die man in Summe am besten vorher klärt :slight_smile:

  • Dann kann man Anfangen, sich seine Struktur langsam aufzubauen: Räume - Unterräume - Lager/Fahrzeuge - etc. Darauf baut man dann auf. Auch hier: eine nachträgliche Änderung des Lagerortes für mehrere Artikel gleichzeitig ist nicht möglich.

  • Wichtiger Hinweis: Vergesst das ganze Drumherum nicht! Was ist mit Materialetiketten, Barcodescannern, Lagerlisten, Transportaufträgen undundund? Die Datensätze sollen ja nicht nur gut aussehen, sondern man möchte ja mit ihnen arbeiten. Und nicht vergessen, für die Arbeit im HiOrg-Server in einem Lager o. ä. benötigt man eine Internetverbindung. Wir haben hier für mobiles Arbeiten (Arbeiten im Lager, Prüfdaten an Fahrzeugen erfassen, etc.) mit der Kombination iPad + Bluetooth-Barcodescanner gute Erfahrungen gemacht.

Unter dem Strich und ganz ehrlich: Aus dem Nichts jetzt eine komplette Materialverwaltung auszurollen, halte für sehr sportlich. Daher mein Tipp: Macht langsam, erfasst erst einmal nach und nach kategorienweise und spielt ein bisschen im System rum. So bekommt Ihr ein Gefühl für die Denkweise des HiOrg-Servers und könnt diese entsprechend für uns nutzen. Das am grünen Tisch zu planen, halte ich für nicht möglich - so tief wird niemand im System sein, um das perfekt vorausplanen zu können. Manchen internen Prozess werdet Ihr auch an den HiOrg-Server anpassen müssen, damit alles gut funktioniert. Aber das ist kein Beinbruch.

Das war jetzt irgendwie doch die angekündigte Wall of Text…aber vielleicht auch eine gute Gedankensammlung für den Start.

Ich stimme @munichdude zu. Was für den einen perfekt ist, kann für den anderen unzweckmäßig sein.

Ich versuche seit einiger Zeit unser technisches Material über den HiOrg-Server zu verwalten, stoße aber immer wieder an die Grenzen der Plattform. Hast du z.B. mehrere gleiche elektrische Geräte mit Prüffristen, wird es schwer dieses logisch im Materialsystem einzubinden (Vor dem Problem stehen wir nämlich gerade)

Wir fassen alle gleichen bzw sehr ähnlichen Gegenstände in einem zusammen.
(Feuerlöscher 6Kg Firma Protex + Feuerlöscher 6Kg Gloria = Feuerlöscher 6Kg)
Vorteil: Schnelle Bestandsübersicht, da alle Lagerorte addiert werden, schnellere Bearbeitung bei neuem Material
Nachteil: Verfälscht die Inventurliste und evtl. die Wiederbeschaffungskosten; Wenn neues Material im System aufgenommen wird, muss vorab geprüft werden ob es bereits ähnliches gibt

Man muss sich vorab die Frage stellen, ob es notwendig ist zu wissen, dass Material A von 4 verschiedenen Herstellern vorhanden ist oder ist es einem egal, da bei defekt eh auf ein Hersteller umgestiegen wird.

Wir haben die Lagerstruktur bei großen Fahrzeugen ziemlich weit runter gebrochen:
Gebäude- Fahrzeug- Fahrzeugteil (z.B. Fahrerkabine, Ladefläche, Schiebetür)- Kiste= Material

Ich bin dennoch gespannt wie es andere handhaben :slight_smile:

Hallo @munichdude,
kannst du das mit dem iPad und dem Barcodescanner mal genauer erläutern?
Wir bauen derzeit eine Logistik Gruppe auf und stehen vor dem gleichen Problem.
Eine Materialverwaltung mittels Access ist zwar möglich (geringe Kenntnisse vorhanden) aber alles Im HiOrg wäre natürlich nice.

Gruß aus Passau
Christoph

Hallo @SuessCr, aber gerne. Ansich ist das auch schnell erklärt. Die HiOrg-Seite ist so gestaltet, dass man problemlos einen Barcode scannen kann - entweder mit der internen HiOrg-ID oder einer hinterlegten Inventarnummer. Man muss die Seite nur offen haben, sobald der Barcode gescannt wird, springt der Cursor in das Feld “Code Scannen” (links unten), gibt die ID im Klartext und bestätigt. Das funktioniert übrigens auch für Personal, für die kann auch ein Strichcode verwendet werden.

Daraufhin öffnet sich direkt der jeweilige Materialdatensatz und kann bearbeitet werden. Wir nutzen dies z. B. für unseren Fahrzeugwart, wenn er Kilometerstände oder neue Wartungsdaten einpflegen möchte: die Fahrzeuge haben an der B-Säule einen passenden Strichcode - wird dieser gescannt, öffnet die Seite direkt den zugehörigen Materialdatensatz.

Dies funktioniert allerdings nur zum Bearbeiten des Datensatzes. Ein Einbuchen von Material auf Termine o. ä. ist leider nicht möglich.

Ich schließe meine Frage hier mal mit an. Sehe ich es richtig, dass die Verwaltung von Verbrauchsmaterial im Lager über den HIORG nicht alltagstauglich möglich ist?
Ich meine damit, dass jede Entnahme aus dem Lager dokumentiert werden muss und der Bestand entsprechend geändert werden muss, und ggf. ein Hinweis erzeugt wird, dass Material nachbestellt werden muss.

Hallo,
vielen Dank für die Umfangreichen Antworten. Ich glaube ich hatte mich etwas falsch ausgedrückt. Wir verwalten schon unser Material im HiOrg-Server. Nur dies läuft nicht so ganz rund und ich wollte mich mal umhören, wie dies bei euch so läuft und funktioniert.
Ich würde zb gerne wissen, wie ihr das Material im HiOrg Server aufbaut.
Wie baut ihr diese Struktur auf ? Wir beginnen mit der Struktur im Materialschrank, also unser Lager.
Wie macht ihr dies ?

Falls man nicht gleich in Barcode-Scanner Geld investieren will, kann man auch die iPad-Kamera nutzen:

Ich habs aber auch nur mal kurz getestet, da wir derzeit auch noch keine umfangreiche Materialverwaltung haben.

Servus,

wir nutzen HiOrg seit einigen Jahren ziemlich intensiv und haben über die Jahre hinweg unsere Strukturen mehrfach umgebaut…

Mit dem jetzigen System ist unsere Materialverwaltung auf einem Stand mit dem wir wirklich gut arbeiten können.
Wir haben die Lagerorte ziemlich genau definiert, also auch z.B. den Notfallkoffer im RTW…

Das Verbrauchsmaterial (Verbandpäckchen, Endotrachealtuben etc.) haben wir mit Ablaufdatum versehen).
Ist zwar ein riesen Aufwand das ganze mal einzupflegen, aber lohnt sich bei der Menge an Material durchaus.

Ich hoffe, ich hab die Frage richtig verstanden…?

Gruß
Tobi

Hier noch eine Übersicht über unseren Materialbaum und die Lagerorte…