Mitglied löschen - was passiert mit "alt"-Daten


#1

Hallo zusammen,

es gibt ja seit kurzem die Möglichkeit Mitarbeiter bzw. Mitglieder zu löschen und es wird die Möglickeit geboten, zukünftige Daten anzeigen zu lassen und weiterzubearbeiten.
Was passiert aber mit “alten” Daten, z.B. hat Max Mustermann an einem Dienst teilgenommen. Dies müssen bzw. wollen wir dokumentiert haben, falls mal Nachfragen kämen. Wird Max Mustermann hier auch rausgenommen oder betrifft das ganze nur die zukünftigen Daten?

Ich hoffe, ihr versteht, was ich damit meine :slight_smile:


#2

Hallo,

Das Löschen von Mitglieder war schon immer möglich - wir haben es nur “erleichtert”, indem wir zahlreichen Abhängigkeiten im HiOrg-Server, die man vorher teilweise manuell löschen / ändern musste, nun automatisiert abgearbeitet werden. Damit tragen wir dem Anspruch der Datenschutz-Gesetzgebung Rechnung, dass Daten einfach und schnell zu löschen sein sollen.

Dahinter steht natürlich der rechtliche Aspekt (dieser Betrag stellt keine juristische Beratung da - bitte besprechen Sie konkrete Fragen mit einem Juristen!): Das Mitglied hat ein Recht, dass seine Daten gelöscht werden. Sie als Organisation haben allerdings gegenüber Anderen, z.B. Strafverfolgungsbehörden, eine Nachweispflicht über einen bestimmten Zeitraum. Beispielsweise welche Mitglieder / Mitarbeiter bei einem bestimmten Dienst beteiligt waren. Daher sind sie nach unserer Auffassung berechtigt (und verpflichtet), zumindest einen Teil der Daten des Mitglieds auch nach Ausscheiden noch eine gewisse Zeit aufzubewahren. Hier bietet es sich an, das Mitglied zu sperren und alle nicht mehr benötigten Daten (z.B. Kleidergrößen, Anschrift Angehörige, …) aus dessen Eintrag zu entfernen. Nach Ende der Nachweisfrist können Sie dann das Mitglied endgültig löschen.


#3

Hallo,

Na klar, war ein Löschen von Mitgliedern immer schon möglich…
aber da wurden Alte Einsatzdaten (Mitarbeiter, der einen Einsatz mal durchgeführt hat - mit anderen oder alleine) nicht automatisch gelöscht.

Bei der Nutzung von Mitglied löschen wird der folgende Screenshot angezeigt:
Screenshot

da steht was über die zukünftigen Termine und Aufgaben… aber nicht explizit, dass der Mitarbeiter nicht evtl. auch aus einem alten Datensatz gelöscht wird und ich damit dann z.B. gegenüber von Auftraggebern nachweise könnte, wer beim Einsatz Dienst hatte.
Wenn das sichergestellt ist, dass ich bei alten Einsätzen weiterhin die Mitarbeiter trotzdem nachschauen kann (genau um meiner Nachweispflicht gegenüber bestimmten Personen nachzukommen) und nur zukünftige Eintragungen von Max Mustermann gelöscht werden inkl. der Personaldaten, dann würde ich die Funktion nutzen.
Aktuell ist das für mich als Mitgliederverwaltung / Mitarbeiterverwaltung aber so nicht erkennbar.
Wenn so etwas mit einem Klick automatisierbar wäre - Mitgliedsdaten zu “nullen” und zukünftige Daten löschen, aber bei alten Einsätzen weiterhin zur Dokumentation drin zu lassen… das wäre natürlich echt schön. Ansonsten bringt mir - aus meiner Sicht - der Button bzw. die Funktion nur sehr eingeschränkt was… es verbliebe dann für mich ja bei allen Mitarbeitern, die an irgendeinem Einsatz mal beteiligt waren, nur die Sperrfunktion. Also könnte ich auch einfach alle Personen sperren, einfach um sicher zu stellen, dass ich keine Dokumentationslücken gegenüber Auftraggebern oder sonstigen Behörden herstelle. Ich hoffe, ihr versteht, was ich gerade meine :question::grey_question::question:

Ansonsten ist mir natürlich klar, dass ich hier KEINE Rechtsberatung bekommen kann und darf :slight_smile: Trotzdem vielen Dank für die Erklärung… das Problem ist halt so wie sie und ich es auffassen, denke ich.


#4

Bei dieser Lösch-Funktion geht es in erster Linie um das rechtskonforme, endgültige Löschen aller Daten zu einem Mitglied / Mitarbeiters. Auch wenn Sie sie oder ihn zunächst wegen der Dokumenationspflicht nur gesperrt (und nicht mehr relevante Daten gelöscht) haben kommt irgendwann der Moment, dass Sie die Daten vollständig löschen müssen.

Bisher werden die gesperrten Mitglieder im HiOrg-Server durchgestrichen dargestellt. Bitte erstellen Sie einen Vorschlag auf der Wunschliste, dass man wahlweise ein Mitglied bei der Sperrung direkt aus allen zukünftigen Veranstaltungen gelöscht werden.