Umfrage: Abrechnungs-Varianten für die Breitenausbildung

kurse

#1

Im Jahr 2017 werden wir die Rechnungsstellung für Kurstermine der Breitenausbildung in den Funktionsumfang des HiOrg-Servers aufnehmen. :tada:
Um bei der Entwicklung möglichst exakt den Bedarf unserer Nutzer zu treffen, wollen wir hier eine kleine Umfrage machen. Bitte beschreibt uns doch kurz, wie die Abrechnung der Breitenausbildung derzeit bei euch im Haus abgewickelt wird. Geht dazu besonders auf folgende Fragen ein:

  • Wer macht in eurer Organisation die Abrechnung der Kursteilnehmer: Du selbst, ein Kollege im gleichen KV/Unternehmen, oder eine höhere Verbandsebene (z.B. LV) ?
  • In welchem Intervall werden eure Kurse bei Unternehmen und/oder BG abgerechnet: unmittelbar nach dem Kurs, monatlich, quartalsweise ?
  • Wird zur Abrechnung der Breitenausbildung eine externe Software eingesetzt (welche?), und benötigt Ihr dazu in Zukunft evtl. eine Schnittstelle, wenn der HiOrg-Server zur Abrechnung genutzt wird ?
  • Wie detailliert werden bisher eure Rechnungen aufgeschlüsselt? Werden persönliche Daten einzelner Kursteilnehmer genannt?
  • Nutzt ihr derzeit eine digitale Übermittlung der Rechnungsdaten an den Kostenträger?

Wir freuen uns auf euer Feedback!


Unser umfangreichstes Update seit Erfindung des Melde-Buttons
#2

Hallo, darauf freue ich mich schon!

Ich muss meine Kurse Abrechnen ( Rechnung an Teilnehmer oder BG Bogen )

  • Wenn der BG Bogen nicht da ist muss ich eine Excel Liste Aufmachen und den Bogen mit allen Teilnehmer und Kursdaten eingeben um nachzuhalten das ich diesen auch später erhalte.
  • BG Bögen gehen dann über den LV an die BG´s - hat den Vorteil - größerer Stapel - schnellere Bearbeitung.
    An diesem Ablauf ist halt leider schon viel Potenzial zum Schiefgehen.
    Hier fände ich eine einfache Ergänzung ONLINE in der Teilnehmerliste sehr gut.
    Kästchen für:
    Rechnung
    BG-Bogen - Komplett
    - nicht abgegeben
    - Kommt per Post
    Hier wäre dann auch eine Erinnerungsfunktion an die Teilnehmer sehr schön - bzw. an die Firma.
    Dazu müsste aber das Anmelde Tool um die Firma erweitert werden - also wenn sich ein TN über eine Firma anmeldet das hier dann auch die Mail adresse der Firma steht.

Ich rechne alle zwei Wochen mit dem LV ab - das ist aber ja auch eigentlich jedem selbst überlassen in welchem Intervall er da abrechnet oder?

Die Abrechnung mache ich Händisch - also ich habe hier eine Sortiermappe in der die Bögen nach BG´s abgelegt werden - die zähle ich dann mit einer Tabelle zusammen - tippe das in unser Rechnungsprogramm und gut ist! ( Datev )

In Datev muss ich Anrede, Name, Vorname, Adresse eingeben. Hier gäbe es auch die Möglichkeit zusätzlich e-Mailadresse etc. anzugeben - das mache ich aber aus Zeitgründen nicht - das dauert dann zu lange!
Jedoch wäre hier auch schon die Verknüpfung zum Thema Firmenanschrift super-
Kreuzt der TN an - im Auftrag der Firma sollte diese auch die Rechnung bekommen.
Wie oben festgestellt kann Datev hier sicherlich sehr viel.

Nein - Digital wird nichts übermittelt.

Ich hoffe Ihr versteht so ein bisschen was ich meinte - ansonsten bin ich bis zum 27.12.2016 noch im Büro zu erreichen.

Lieben Gruß

Clemens


#3

Die Abrechnung der Kursteilnehmer im Selbstzahlerbereich läuft über mich. Die Abrechnung der BG Teilnehmer noch über die Diözesangeschäftstelle. Kann aber auch durch mich erfolgen.

So schnell wie möglich. Min. einmal im Monat. Kann aber auch direkt nach dem Kurs geschehen.

Negativ. Zumindest noch nicht verbreitet. Kann sein, dass es hier noch zu Änderungen kommt.

Das kommt je nach Kurs an. Normalerweise reicht die Anzahl der Teilnehmer. Ansonsten verwende ich hier noch die Anrede und den Nachnamen. Mehr war bisher nicht
nötig.

Nein nutzen wir nicht.

Super wäre, wenn auch hier Rechnungen zusammengefasst werden könnten. D.h. eine Rechnung pro BG mit mehreren Teilnehmern.

Gruß Daniel Kwauka


#4

Hallo,
das wäre eine tolle Erleichterung unserer Arbeit.

  • Aktuell macht die Abrechnung mit den Berufsgenossenschaften eine Kollegin, im Vertretungsfall ich selbst
  • Die Berufsgenossenschaften werden einmal monatlich bis spätestens 10. des Folgemonats abgerechnet, die einzelnen Kursteilnehmer zeitnah nach dem Kurs
  • Die Abrechnungen werden mit Word und evtl. Excel erstellt. Denkbar wäre für mich eine Übergabe in Form einer Steuerdatei auf die gängigen Officeprogramme oder evtl. auf Lexware oder ähnliche Rechnungsprogramme
  • In der Rechnungsstellung für die BG Anzahl der TN, Kursdatum, Kursart, Einzel- und Gesamtbetrag ausgewiesen. Bei Firmenrechnungen werden die Namen der TN erfasst oder die TN-Liste (nur bei firmeninternen Teilnehmern) in Kopie beigefügt
  • digitale Übermittlung nutzen wir aktuell nicht

Herzliche Grüße
Margarete


#5

Hallo, eine sehr gute Nachricht!

bei unserem Kreisverband obliegt die Aufgabe der Abrechnung für die Kurse bei mir (+ kfm. Auszubildende). Also keine Weiterleitung von Dokumenten zwecks Abrechnung an den LV.

Kurse werden zeitnah nach Eintreffen der Unterlagen abgerechnet, egal ob BG oder private Kursteilnehmer.
Eine externe Software wird für die Rechnungsstellung nicht genutzt.
Die Abrechnung erfolgt derzeit per Excel-Vorlage und folgende Daten werden aufgeführt:
-Kursart
-Teilnehmeranzahl
-Tarif des Kurses (Einzelgebühr / Teilnehmergebühr / Nutzung eine Gutscheins)
-Gesamtbetrag
Eine Abrechnung mit persönlichen Daten ist nicht ganz uninteressant, da einige Kursteilnehmer gerne neben der Bescheinigung auch eine Rechnung für Ihre Unterlagen verlangen. Bei bestimmtem Gruppen (z.B. Vereine) werden auch Sammelrechnungen für die Teilnehmer gewünscht.
-Schön wäre eine Schnittstelle zu SBS REWE (Plus)

Eine digitale Übermittlung der Rechnungsdaten an die Kostenträger erfolgt nicht.

Die Idee eines Laufzettels finde ich auch sehr gut.
So könnte man in einer Übersicht darstellen von welchem Kursteilnehmer oder welcher Firma welche Unterlagen zu Abrechnung noch fehlen. Bzw. könnte man darin auch abbilden ob Bescheinigungen erstellt und ausgegeben wurden.
Ebenso ob Unterlagen wie z.B. die BG Liste noch fehlt oder nachgereicht werden muss. Wenn Kurse vollständig durchgeführt und schließlich abgrechnet sind, wäre hier noch eine farbliche Abgrenzung zu den unfertigen Kursen ganz nett.

Vielleicht wäre noch die Statistik-Funktion zur Darstelllung der abgerechneten Zahlen für den Vergleich zum Vorjahr noch ganz interessant.

Liebe Grüße,
forhe Festtage und einen guten Start ins neue Jahr.

Yasin Y.


#7

Hallo liebes HiOrg-Team,

klasse! Endlich kommt die Funktion.
Die Abrechnung erfolgt aktuell durch mich.
Es gibt dabei mehrere Bezahlmöglichkeiten. Entweder in Bar beim Ausbilder oder per BG/UK Formular. Bei Firmenteilnehmern oder Gruppen die nicht über BG/UK abgerechnet werden, wird eine Rechnung geschickt.

Die gesammelten BG/UK Formulare werden von mir, mit händisch geschriebener Rechnung, an unseren Landesverband gesendet. Hier Schlüssel ich nur auf nach Anzahl TN Grundkurs, Anzahl TN FoBi usw.

Für mich wäre sehr interessant eine Online Bezahlfunktion. Dass die Teilnehmer bei der Onlineanmeldung direkt über Paypal, Überweisung etc. bezahlen können und das dann auch in der TN-Liste vermerkt wird.
Dann eine automatische Rechnungserstellung für alle TN die nicht bezahlt haben bzw. für Firmenkunden.
Und im Endeffekt eine Rechnungsstellung für die BG/UK Formulare.

Alle Rechnungen werden bei uns in der Buchhaltung über das Programm EBS von Comramo gebucht. Hier wäre auch eine Schnittstelle wünschenswert.

Danke und mit freundlichen Grüßen

Christoph Wiese


#8

ich glaube das die sachliche Umsetzung keiner Umfrage bedarf. Man nimmt eine Plattform wie Easybill oder Lexware Online und fertig.Das Rad neu und oder besser erfinden wird vermutlich nicht klappen


#9

Hallo liebes HiOrg Team,

ich wollte mal nach dem aktuellen Stand der Programierung fragen. Die Umfrag ist vom 16.12.2017. Weiterhin habe ich gesehen, dass der Wunsch seit 2010 in der Wunschliste steht. Daher finde ich, dass
es doch ggf. weitergehen könnte.

Aktuell muss ich die Rechnungen alle händisch ins System eingeben.(Da ist es schon ärgerlich, dass die Funktion: Neue Rechnung erstellen, ganz unten auf der Seite zu finden ist. Ich frage mich auch, warum es eine Auflistung geben muss, welche Dienste nicht berechnet wurde. Das ist total unnütz. Dies ist aber eher OT)

Dennoch ist es so, dass meine DST genau für das Modul Kurse bezahlt. Hier aber leider der Support hinten angestellt wird und viele großartige Funktionen nur für SanDienste etc zur Verfügung stehen, aber nicht für den Bereich Kurse. Das ist ziemlich unbefriedigend und es stellt sich die Frage, warum ich für diesen Service dann bezahlen muss.

Ich würde mich freuen, wenn es hier weiter gehen würde und ich von euch eine Antwort zu den Fragen bekomme.

Gruß Daniel Kwauka


#10

Die Planungen sind inzwischen abgeschlossen und der Entwickler wird nächste Woche mit der Umsetzung beginnen.

In den vergangenen Wochen & Monaten haben wir einige Funktionen umgesetzt, die beiden Bereichen - Kurse und Dienste - nützlich sind. z.B. Karten / Anfahrt-Funktionen. Diese schätzen viele Kurse-Kunden gerade in der externen Ansicht für die potentiellen Kurs-Teilnehmer, die sich einfach informieren können, wo genau sich der Kursort befindet. Die automatische Postleitzahlen-Ort-Auflösung und die Verhinderung des automatischen Logouts waren hauptsächlich von Kurse-Kunden gewünscht, auch wenn sie natürlich beiden Bereichen dienen.

Unseren in der Regel schnell & kompetent reagierenden Support müssen Sie nicht extra zahlen - dieser ist in unserem sehr kunden-freundlichen Preis bereits enthalten :wink: .


#11

Meine Mitarbeiter (Angestellte/Freiwillige) und ich erstellen die Rechnungen, anschließend geht ein Exemplar ggf. mit Original-Abrechnungsbogen an den Rechnungsempfänger und eine Rechnungskopie an unserer Buchhaltung, um dort vorkontiert zu werden. Die abschließende Buchung nimmt dann unser Landesverband vor.

Wir sind bestrebt innerhalb weniger Tage nach jedem Kurs abzurechnen, um einen Bearbeitungsstau zu vermeiden.

Es war im Gespräch, dass wir mit CareMan abrechnen sollen. Bislang ist das jedoch nicht realisiert worden. Die Software ist primär auch nicht für die Abrechnung von Schulungen konzipiert.

Unsere Rechnungen beinhalten:

  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ggf. Arbeitgeber des TN, BG-Mitgliedsnummer bzw. Genehmigungsnummer
  • Kursart, -ort und -datum sowie -gesamtdauer
  • Anzahl der berechneten TN
  • Betrag pro einzelnen TN und Gesamtbetrag.
  • Hinweis auf Steuerfreiheit nach §4 Nr. 18 UStG, unser zuständiges Finanzamt und unsere Steuer-ID
  • Hinweis auf Zahlungsfrist und keine Gewährung von Skonto
  • Unsere Bankdaten für die Überweisung des Rechnungsbetrages

BG / UK: Nein | Selbstzahler: Gelegentlich, Rechnung als PDF-File per E-Mail.


#12

Hallo zusammen und Hallo liebes Hiorg-Team,
ich wollte mal fragen wie weit die Programmierung für die Rechnungserstellung bei den Kursen ist weil genau das wäre für uns das wichtigste.
Gibt es da ungefähr schon ein Stichdatum zu Update?


#13

Hallo Patrick,

es gibt gute Nachrichten: mit der Programmierung sind wir schon fast fertig, es fehlen nur noch Kleinigkeiten. In der nächsten Woche startet ein geschlossener Beta-Test, wenn dabei keine größeren Fehler auffallen werden wir das Funktionspaket Ende des Monats freigeben.


#14

Gute Nachrichten: Soeben haben wir die neuen Funktionen zur Rechnungsstellung für Kurse freigeschaltet. :sparkles:
Ausführliche Informationen dazu gibt es auf unserem Admin-Blog unter


Wir wünschen Euch viel Freude mit der Funktionalität und frohes Schaffen :wink:


#15

Bei mir ist es nicht vorhanden habe alle Einstellungen schon vorgenommen bei mir taucht nix mit Rechnungen oder sonstiges auf im System.


#16

Soweit ich es in Ihrem HiOrg-Server (rck) sehen kann ist die Funktion “Rechnungsstellung Kurse” derzeit nicht aktiviert.


#17

danke fehler gefunden


#18

Mir fehlt die Variable für die Lehrgangsnummer der Berufsgenossenschaft das die mit auf die Rechnung kommt unter welcher Nummer der Lehrgang läuft.


#19

Lehrgangsnummer habe ich gefunden,
Allerdings fällt mir gerade auf das er die Formulare nimmt die unter dienste stehen, nicht die Formulare die man unter Kurse anlegt, auch die Eingabe nur BG neue Seite nach und neuer Arbeitgeber nimmt er nicht also Speichert er nicht.

Habe jetzt alles durch probiert nur leider ändert sich an den Formularen in den Kursen also an den Rechnungen nix.


#20

Uns bitte das Problem - am besten mit Screenshots - per Mail an support@hiorg-server.de näher beschreiben? Wir können bisher keinen Fehler ausmachen.


#21

Denke ich habe es hin bekommen, gibt es den noch die möglicheit die Variablen Zeit einzubauen, der kurs war am 16.09.2017 in der Zeit von 09:00 - 17:00 Uhr das man das mit auf die Rechnung Schreiben kann.